Bestuursstatuut

Beleid
1 Beleid
A De stichting zal geen ideologische, filosofische, politieke of godsdienstige activiteiten ondernemen noch enige binding aangaan.
B. Het bestuur stelt drie-jaarlijks een beleidsplan op. Het beleidsplan dient inzicht te geven in:
1. het werk dat het fonds doet;
2. de manier waarop het fondsgeld werft;
3. het beheer van het vermogen van het fonds, en
4. de bestedingen van het fonds.
C. De stichting voert een beleid dat niet strijdig is met het beleid van Vereniging Mensa Nederland (Vereniging Mensa)
D. Het beleidsplan en de activiteiten die de stichting ontplooit dienen te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een ANBI-erkende instelling.
E. Het beleidsplan en de activiteiten die de stichting ontplooit dienen te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een CBF keur.

Financiën
2 Financiën
A. De financiële inrichting en uitvoering van het financieel beleid dienen te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een ANBI-erkende instelling.
B. De financiële inrichting en uitvoering van het financieel beleid dienen te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een CBF-keur.


3 Besteding van gelden
A. In het meerjarenplan is een financiële paragraaf opgenomen over de voorgenomen bestedingen van gelden.
B. Iedere voorgenomen uitgave, anders dan bestuurlijke infrastructuur, dient gekoppeld te zijn aan een van de statutaire doelstellingen van de stichting.
C. De verhouding tussen overhead en uitgaven gerelateerd aan de doelstellingen van de stichting komt overeen met de eisen die gesteld worden aan een CBF-keur. Het bestuur streeft ernaar de overhead zo laag mogelijk te houden.

Administratieve inrichting
4 Administratieve inrichting
De administratie wordt zodanig ingericht dat aan de eisen van een ANBI-instelling wordt voldaan
De administratie wordt zodanig ingericht dat te allen tijde aangetoond kan worden2:
A. welke bedragen er (per bestuurder) aan onkostenvergoeding en vacatiegelden zijn betaald
Zodat beoordeeld kan worden of bestuursleden bovenmatige kostenvergoedingen of vacatiegelden ontvangen.
B. welke kosten de instelling heeft gemaakt
Bedragen die zijn uitgegeven voor het werven van geld en de beheerskosten van de instelling.
Zodat beoordeeld kan worden of er een redelijke verhouding is tussen de kosten en bestedingen.
C. wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de instelling is
Zodat beoordeeld kan worden of de bestedingen van de ANBI in lijn zijn met het CBF bestedingscriterium.
D. welke financiële verplichtingen de stichting heeft aangegaan, en
E. welke contracten / overeenkomsten de stichting heeft afgesloten.

5 Jaarverslag
De stichting stelt jaarlijks een jaarverslag op dat voor het publiek beschikbaar is. Het jaarverslag dient te voldoen aan de eisen die door het CBF keur aan het jaarverslag wordt gesteld en aan de RJK C2 (Kleine fondsenwervende organisaties). De Richtlijn bevat regels voor de financiële verantwoording en voor de opzet van de balans en de staat van baten en lasten.

6 Geldmiddelen
A. Er wordt een apart Treasury statuut opgesteld waarin onder andere de financiële procuratie wordt geregeld.
B. De stichting als geheel zal geen negatief balanssaldo aanhouden.
C. Declaraties van de bestuursleden dienen door de penningmeester goedgekeurd te worden.
D. Declaraties van de penningmeester dienen door de voorzitter goedgekeurd te worden.

BESTUUR
7 Algemeen
A. Het bestuur wordt gevormd door ten minste vijf leden en maximaal zeventien en heeft de algemene leiding van de stichting.
B. Het bestuur stelt het aantal bestuursleden vast.
C. Indien door welke omstandigheden dan ook het bestuur uit minder dan vijf leden bestaat zal het bestuur nochtans worden geacht te functioneren tot in de vacature(s) is voorzien.

8 Zittingstermijn en vervulling van tussentijdse vacatures
A. Het bestuur stelt een rooster van aftreden optreden op waarbij er naar gestreefd wordt dat 50% van de bestuurders iedere twee jaar aftreedt. Bij het oprichten van de stichting zal een rooster worden opgesteld waarbij enkele van de eerste bestuursleden een zittingstermijn hebben van twee jaar.
B. Bij vaststellen van het rooster wordt erin voorzien dat voorzitter, secretaris en penningmeester nooit alle drie tegelijkertijd volgens rooster aftredend zijn.

9 Voorwaarden voor het bestuurslidmaatschap
Een bestuurslid dient:
A. Indien deze voorgedragen wordt door de Vereniging Mensa Nederland (Vereniging Mensa), aan dezelfde voorwaarden te voldoen als waaraan een bestuurslid van Vereniging Mensa dient te voldoen.
B. Niet onderhevig te zijn aan een sanctie van de Vereniging Mensa Nederland of de internationale organisatie Mensa.
C. Te voldoen aan de eisen die het CBF stelt aan een bestuurder.


BEËINDIGING EN SCHORSING VAN HET BESTUURSLIDMAATSCHAP
10 Beëindiging en schorsing van het bestuurslidmaatschap
A. Het bestuurslidmaatschap eindigt als zich omstandigheden voordoen zoals beschreven in artikel 7 van de statuten van de Stichting Mensa Fonds.
B. Het bestuur kan een bestuurslid schorsen, indien zij daartoe termen aanwezig acht. Vooraleer een zodanig besluit door het bestuur wordt genomen, dient dit voor een bestuursvergadering geagendeerd te zijn en aldaar besproken. De betrokkene krijgt tijdens die vergadering de gelegenheid de termen te weerleggen. Gedurende de schorsing kan een bestuurslid zijn bestuurstaken niet uitoefenen Een geschorst bestuurslid heeft geen bevoegdheid te spreken of te handelen namens het Mensa Fonds.
C. Binnen negentig dagen dient te worden besloten of de schorsing wordt omgezet in ontslag, dan wel dat de schorsing wordt opgeheven. De schorsing wordt ook opgeheven door verloop van de termijn.
D. Indien een bestuurslid drie achtereenvolgende bestuursvergadering niet bijwoont zonder daarvoor een goede reden aan te dragen, zulks ter beoordeling door het bestuur, wordt deze geacht te zijn afgetreden. De secretaris zal het bestuurslid informeren over het bestuursbesluit.

BENOEMEN VAN BESTUURDERS
11 Benoemen van bestuurders
A. Bestuursleden kunnen uitsluitend worden voorgedragen door bestuursleden van de stichting of door de Vereniging Mensa Nederland.
B. De benoeming van bestuursleden dient voor een bestuursvergadering geagendeerd te zijn.
C. Conform de statuten worden voorzitter, secretaris en penningmeester in functie benoemd voor de vastgestelde bestuurstermijn.
D. Het bestuur bepaalt onderling wie in welke functie benoemd wordt.

BESTUUR EN BESTUURSFUNCTIES
12 Bestuursvergaderingen
A. Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per drie maanden en voorts zo vaak de voorzitter of minstens twee bestuursleden wenselijk achten. Een conference call wordt ook als vergadering gekenmerkt.

13 De voorzitter
A. Ziet er op toe dat een beleidsplan wordt geformuleerd en uitgevoerd. Is verantwoordelijk voor strategische projecten.
B. Is verantwoordelijk dat de stichting aan de eisen van een ANBI-instelling en het CBF-keur voldoet en blijft voldoen.
C. De voorzitter is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het bestuur en leidt de bestuursvergaderingen. In overleg met de overige bestuursleden stelt de voorzitter plaats en tijd van de bestuursvergaderingen vast.
D. De voorzitter coördineert de externe betrekkingen van de stichting en vertegenwoordigt uit dien hoofde de stichting bij belangrijke gelegenheden.

14 De vice-voorzitter
A. De vice-voorzitter wordt door de bestuursleden uit hun midden aangewezen en dient de voorzitter bij ontstentenis te vervangen.
B. Mocht de vice-voorzitter niet in staat zijn de voorzitter te vervangen, dan bepaalt het bestuur wie van de overige bestuursleden het voorzitterschap op dat moment moet waarnemen.
C. Indien de positie van voorzitter tijdens een zittingstermijn vacant wordt, zal hij/zij tijdelijk de rol van voorzitter vervullen, met de titel “voorzitter ad interim”, totdat door het bestuur een nieuwe voorzitter is benoemd.

15 De secretaris
A. De secretaris heeft de verantwoordelijkheid voor de correspondentie van de stichting, het notuleren en het opmaken van verslagen van bestuursvergaderingen, het samenstellen van het jaarverslag en het beheer van het archief van de stichting.
B. Bij ontstentenis van de secretaris draagt het bestuur zorg voor vervanging.

16 De penningmeester
A. De penningmeester:
1. beheert de gelden van de stichting. Dienovereenkomstig zorgt hij/zij voor het innen van de gelden en vorderingen, het doen van uitgaven, het voeren van de  financiële administratie en het opstellen van het financieel jaarverslag;
2. is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks budget en de contouren weer te geven voor een 3-jaars voortschrijdende begroting;
3. bewaakt het budget en rapporteert over de stand van zaken per ultimo kwartaal aan het bestuur;
4. Draagt zorg voor uitvoering van hetgeen bepaald is in het treasurystatuut. 5. stelt het financiële gedeelte van het jaarverslag op, zijnde de jaarrekening;
6.  dient aan het bestuur ter goedkeuring voor te leggen welke rekeningen hij bij welke financiële instellingen aanhoudt, en
7. heeft de verantwoordelijkheid voor het bewaren van de financiële stukken van de stichting zoals bij wet bepaald.
B. Bij ontstentenis van de penningmeester draagt het bestuur zorg voor vervanging.

17 Overige bestuurders
De volgende portefeuille fragmenten worden onder alle bestuursleden verdeeld:
A. Wetgeving en fiscaliteit.
1. Zorgt er voor dat de stichting aan de wettelijke en fiscale eisen voldoet en blijft voldoen om de ANBI status te behouden.
2. Zorgt er voor dat eventuele copyright issues, eigenaarschap van producten en andersoortige Intellectual Properties die de stichting voortbrengt, is geregeld.
3. Bewaakt dat het gebruik van de naam “Mensa”, het gebruik van het Logo en Domeinnaam conform de regelgeving van Vereniging Mensa is en in lijn met de gebruiksovereenkomst.
B. Speerpunt(en). Zorgt voor het genereren van ideeën, het formuleren van een fondsen wervingsbeleid en het organiseren van de uitvoering van activiteiten t.b.v. in het 3-jarig beleidsplan geformuleerde speerpunt(en).
E. PR. Het verzorgen van de public relations voor en de marketing van Stichting  Mensa Fonds
F. ICT. Het verzorgen van de informatie –en communicatie infrastructuur
G. Allianties. Zorgt er voor dat eventuele samenwerkingsverbanden in het belang zijn van de stichting en bewaakt dit.
H. Administratie. Zorgt voor de administratieve inrichting, zodanig dat vragen van het bestuur snel beantwoord kunnen worden, en het documenteren van processen.
I. Mensa Fonds- Zuster-organisaties. Onderhoud de contacten met Mensa Fonds zusterorganisaties in het buitenland.

SLOTBEPALINGEN
18 Overdrachtsplicht
Alle bestuursleden dragen bij hun aftreden alle stichtingseigendommen en relevant materiaal die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de stichting over aan hun opvolger, of aan de secretaris, of aan de fungerende voorzitter van de stichting, zulks ter beoordeling van het bestuur.
Onder relevant materiaal wordt verstaan maar niet beperkt tot:
1. alle onder hun beheer staande stukken;
2. bestanden en software;
3. documenten die in het archief van de stichting bewaard dienen te worden.

19 Privacy
5Gegevens van personen mogen alleen gebruikt worden voor de doelstelling waarvoor ze zijn verkregen.
De privacy regels zoals gehanteerd door de stichting dient te voldoen aan de eisen gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

20 Wijzigen bestuursstatuut
Het bestuursstatuut kan door het bestuur gewijzigd worden. Een voorstel tot wijziging dient voor een bestuursvergadering geagendeerd te zijn.Vastgesteld in de bestuursvergadering van 14 oktober 2020